Введение
В деятельности каждого юридического лица образуются официальные документы, характеризующие различные стороны его деятельности или, как их называют, - «делопроизводственные документы».
Каждый из этих документов несет информационную, финансовую, правовую и другую информацию, которая используется в работе юридического лица.
Исходя из правовой, фискальной (налоговая, бухгалтерская документация), социальной (документы по личному составу) значимости, все документы имеют определенный срок хранения.
Срок хранения абсолютного большинства документов устанавливается, прежде всего, исходя из того, насколько информация в них заключенная, может быть востребована в соответствии с действующими законодательными актами государства, в тех или иных аспектах и может исчисляться от 5 до 75 лет. ..............................................................................................
Основная часть
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации.
Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).
Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.
В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы.
......................................................
Заключение
Систематичная обработка и хранение документов - задача делопроизводства. Делопроизводство делится на две составляющие: создание документов и организация работы с документами. Первая часть включает работы, связанные с подготовкой документов, их оформлением и составлением, вторая - работу с созданными документами. Но, если созданием документов занимаются практически все сотрудники, то организацией работы с документами должна заниматься служба документационного обеспечения организации
..........................................................
Литература
1. ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ)
2. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28
..........................................................