Введение
Работу любого учреждения, предприятия, фирмы невозможно представить без документооборота. Документы – это одна из составляющих работы предприятия. В связи с большим количеством документов необходим их учет и систематизация в хранении, который помогает в поиске необходимых документов и обеспечивает их сохранность.
Целью работы является рассмотреть вопросы связанные с текущим хранением документации и хранении дел. В частности необходимо рассмотреть такой вопрос как номенклатура дел, раскрыть ее значение в работе с документами, обозначить ее классификацию, характеристику видов. Также рассмотреть вопросы касающийся формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, описание документов постоянного и временного хранения и передача их в архив.
......................................
1. Номенклатуры дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку» , Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» . Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой…
......................................
Список используемой литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство. М. 2001
2. Архивное управление Мосгорисполкома. Сборник методических рекомендации для работы архивов учреждений, организаций и предприятий. М, 2000
3. Вигер, Дорофьева, Губская .Секретарское дело, М., 2001
......................................